Wir befassen uns mit Geschäftsprozessautomatisierung mit künstlicher Intelligenz: Wir entwerfen und entwickeln Arbeitsabläufe, die Software, Daten, Dokumente und operative Entscheidungen verbinden. Das Ziel ist nicht, alles zu automatisieren, sondern Reibung dort zu beseitigen, wo der Prozess wiederholbar, nachvollziehbar und messbar ist, und den Menschen die Entscheidungen zu überlassen, die Urteilsvermögen erfordern.
Diese Seite beschreibt, wie wir an einem einzelnen Prozess arbeiten, von der Analyse bis zur Wartung. Wenn Sie einen Überblick suchen, was sich Abteilung für Abteilung automatisieren lässt und welche Werkzeuge in Frage kommen, beginnen Sie mit der KI-Automatisierung für Unternehmen.
Mit welchem Prozess beginnen?
Mit einem konkreten Prozess, nicht mit einem Werkzeug. Die häufigsten Ausgangspunkte sind die Verwaltung von Vertriebskontakten, Angebotsanfragen, Support-Tickets, eingehende Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen, interne Anfragen zwischen Abteilungen und regelmäßige Berichte. Gemeinsam wählen wir einen ersten Prozess, der sich oft genug wiederholt, damit sich der Aufwand lohnt, und dessen Ergebnis sich leicht überprüfen lässt. Das erste Projekt schafft auch Vertrauen: Eine erste Automatisierung, die klein, nützlich und kontrollierbar ist, überzeugt das Team mehr als ein großes Projekt, das erst nach Monaten kommt.
Wie analysieren wir einen Prozess, bevor wir ihn automatisieren?
Wir gehen vom tatsächlichen Prozess aus, nicht davon, wie er in den Verfahrensanweisungen steht. Zusammen mit den Menschen, die ihn täglich erledigen, beobachten wir die Tätigkeiten, ihre Reihenfolge, die Daten, die bei jedem Schritt gebraucht werden, die Verantwortlichen und vor allem die Ausnahmen: den Lieferanten, der Rechnungen in einem anderen Format schickt, den Kunden, der über zwei Kanäle schreibt, den Vorgang, der liegen bleibt, weil eine Unterschrift fehlt. Wir messen auch die Ausgangslage: Volumen, durchschnittliche Zeiten und Fehler, damit wir am Ende sagen können, ob die Automatisierung funktioniert hat. Das Ergebnis ist eine Prozesslandkarte, in der jeder Schritt in eine von drei Gruppen fällt: was sich automatisieren lässt, was eine menschliche Kontrolle braucht und was eine ausdrückliche Entscheidung einer Person bleiben muss.
Wie bauen wir den Workflow?
Wir bauen Abläufe, die mit dem Stack des Unternehmens verbunden sind: CRM, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagementsysteme, E-Mail-Postfächer und zertifizierte E-Mail, Formulare der Website, Datenbanken und externe Dienste. Wo feste Regeln genügen, nutzen wir einfache Automatisierungen, die weniger kosten und vorhersehbarer sind. Künstliche Intelligenz kommt nur dort zum Einsatz, wo ein Text interpretiert, eine Anfrage eingeordnet, Daten aus einem Dokument extrahiert, eine Antwort vorbereitet oder mehrere Tätigkeiten koordiniert werden müssen. Jeder Ablauf hat ausdrückliche Zwischenzustände wie „eingegangen“, „in Prüfung“, „freigegeben“, „gebucht“, sodass man jederzeit weiß, wo ein Vorgang steht und warum.
Ein Beispiel: von der Angebotsanfrage zum Entwurf in der Warenwirtschaft
Ein illustratives Beispiel, kein Kundenfall.
- Eine Anfrage kommt per E-Mail oder über das Formular der Website.
- Der Ablauf erkennt sie als Angebotsanfrage und extrahiert Kunde, Produkte, Mengen und Termin.
- Er sucht den Kunden im CRM: Gibt es ihn, wird der Eintrag aktualisiert, sonst wird er angelegt.
- Er bereitet in der Warenwirtschaft einen Angebotsentwurf mit den gültigen Preislisten vor.
- Fehlt ein Wert oder ist sich das Modell nicht sicher, geht der Vorgang mit einem Hinweis auf das Fehlende in eine Prüfwarteschlange.
- Eine Vertriebsmitarbeiterin prüft den Entwurf, legt den endgültigen Preis fest und versendet das Angebot.
- Jeder Schritt bleibt im Protokoll: was eingegangen ist, was extrahiert wurde, wer freigegeben hat.
Der Vertrieb hört auf, Daten abzutippen, und verwendet seine Zeit auf den Teil, der zählt: den Preis und die Beziehung zum Kunden.
Wie kontrolliert man einen automatischen Workflow?
Ein nützlicher Workflow muss beobachtbar sein. Für jede Ausführung protokollieren wir die empfangene Eingabe, die Entscheidungen des Modells mit ihrem Konfidenzniveau, die ausgeführten Aktionen und eine etwaige Freigabe, mit Datum und Urheber. Benachrichtigungen informieren die richtigen Personen, wenn ein Vorgang stecken bleibt oder eine Integration nicht mehr antwortet. Konfidenzschwellen entscheiden, wann ein Fall selbstständig weiterläuft und wann er an eine Person geht. Freigabeschritte sind Pflicht, wenn die Automatisierung sensible Daten berührt oder Aktionen ausführt, die sich nicht rückgängig machen lassen. Und schließlich gibt es immer einen manuellen Weg: Wenn die Automatisierung stoppt, geht die Arbeit von Hand weiter, mit Anweisungen in einem kurzen Betriebshandbuch.
Was erhalten Sie?
- Schnellere Prozesse, die weniger von Kopieren und Einfügen, internen E-Mails und manuellen Schritten abhängen.
- Ausdrückliche, dokumentierte Betriebsregeln, die sich mit der Zeit leichter verbessern lassen.
- Eine technische Grundlage, bereit für KI-Agenten, künftige Integrationen und die Messung operativer Kennzahlen.
- Die Prozesslandkarte, vorher und nachher, mit den Ausgangsmessungen.
- Den Workflow in Produktion, mit Ausführungsprotokoll und Prüfwarteschlange.
- Die technische Dokumentation und das Betriebshandbuch für Ihr Team.
Wie funktioniert die Wartung?
Prozesse ändern sich, und mit ihnen die Automatisierungen. Nach dem Start kontrollieren wir die Fehler und die Fälle, die in der Prüfung gelandet sind, aktualisieren die Integrationen, wenn sich die APIs der angebundenen Software ändern, und überprüfen die Genauigkeit beim Wechsel auf ein neues KI-Modell. In vereinbarten Abständen gehen wir mit Ihnen die Zahlen durch: Zeiten, Volumen, Korrekturen. Daraus wird entschieden, ob die Schwellen angepasst, der Ablauf auf neue Fälle ausgeweitet oder ein anderer Prozess angegangen wird.
Häufig gestellte Fragen
- Was bedeutet Geschäftsprozessautomatisierung?
- Es bedeutet, digitale Abläufe zu entwerfen und umzusetzen, die wiederholbare Tätigkeiten zwischen verschiedenen Werkzeugen ausführen, mit klaren Regeln, Kontrollen und Anbindungen an die Systeme, die das Unternehmen bereits nutzt.
- Ist KI in einem Workflow immer nötig?
- Nein. KI braucht man, wenn Inhalte interpretiert, Anfragen eingeordnet, Antworten erzeugt oder Entscheidungen getroffen werden müssen, die vom Kontext abhängen. Wo feste Regeln genügen, nutzen wir einfachere Automatisierungen.
- Wo fängt man an?
- Bei einem konkreten Prozess: zum Beispiel Kontaktverwaltung, Tickets, Dokumente, Angebote, interne Anfragen oder Berichte. Wir analysieren ihn und legen eine erste nützliche und überprüfbare Automatisierung fest.
- Wie lange dauert es, einen Prozess zu automatisieren?
- Das hängt von der Zahl der anzubindenden Systeme und der Vielfalt der Fälle ab. Wir schätzen es nach der Analyse, und die Schätzung umfasst eine Phase im Parallelbetrieb, in der die Automatisierung neben den Menschen arbeitet.
- Was passiert, wenn sich eine angebundene Software ändert?
- Das Monitoring meldet den Fehler, die Vorgänge wechseln auf den manuellen Weg und wir aktualisieren die Integration. Deshalb gehört die Wartung von Anfang an zum Projekt.
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- Unternehmens-Chatbots für den Kundensupport: Antworten auf Basis Ihrer Inhalte.
- MCP-Server für KI-Agenten: die Schicht, die Agenten mit Ihren Werkzeugen verbindet.
Erzählen Sie uns von dem Prozess, den Sie automatisieren möchten
Beschreiben Sie, wie er heute abläuft, wie oft er sich wiederholt und welche Werkzeuge beteiligt sind. Wir antworten mit einer ersten Einschätzung und, wenn es sinnvoll ist, mit einem Vorschlag für eine erste Automatisierung.