shardana.ai entwirft und entwickelt KI-Automatisierungen für Unternehmen und KMU: Abläufe, die die Software verbinden, die Sie bereits nutzen, und der künstlichen Intelligenz die Arbeit des Lesens, Einordnens und Vorbereitens übertragen, die heute eine Person erledigt. Das Studio hat seinen Sitz in Cabras in der Provinz Oristano und arbeitet mit Unternehmen in ganz Italien, überwiegend remote.
In fast jedem Unternehmen gibt es jemanden, der Stunden damit verbringt, Daten von einem Ort an einen anderen zu verschieben. Eine E-Mail lesen, die Warenwirtschaft öffnen, einen Code kopieren, eine Tabelle aktualisieren, einer Kollegin Bescheid geben. Die Arbeit ist nicht schwierig, aber sie hört nie auf, und die Fehler kommen genau dann, wenn das Volumen wächst. Automatisierungen beseitigen diese Reibung und überlassen die Entscheidungen den Menschen.
Was ist KI-Automatisierung?
Eine KI-Automatisierung ist ein digitaler Arbeitsablauf, der selbstständig eine Folge von Schritten zwischen mehreren Werkzeugen ausführt und an den Stellen, an denen ein Inhalt verstanden werden muss, ein Modell der künstlichen Intelligenz einsetzt. Klassische Automatisierungen folgen festen Regeln: Wenn ein Formular eingeht, lege einen Kontakt im CRM an. Sie funktionieren gut, solange die Daten geordnet sind. Die KI kommt ins Spiel, wenn die Eingabe freier Text ist, ein PDF, eine E-Mail, die jedes Mal anders formuliert ist: Sie liest, erkennt, worum es geht, extrahiert die nützlichen Daten und bereitet den nächsten Schritt vor. Ein KI-Agent geht noch einen Schritt weiter und wählt selbst, welche Aktionen er ausführt, um ein Ziel zu erreichen, innerhalb der Berechtigungen, die Sie ihm geben. In der Praxis kombinieren die besten Automatisierungen alle drei: Regeln, wo sie genügen, KI, wo interpretiert werden muss, Menschen, wo entschieden wird.
| Aspekt | Regelbasierte Automatisierung | KI-Automatisierung | KI-Agent |
|---|---|---|---|
| Typische Eingabe | Strukturierte Daten, Formulare | E-Mails, PDFs, freier Text | Ziele und offene Anfragen |
| Wie sie entscheidet | Vorab geschriebene Regeln | Das Modell interpretiert, die Regeln leiten | Das Modell wählt die Aktionen, innerhalb definierter Berechtigungen |
| Vorhersehbarkeit | Hoch | Mittel, muss gemessen werden | Geringer, muss kontrolliert werden |
| Wann man sie einsetzt | Immer gleiche Schritte | Wechselnde Inhalte | Aufgaben mit mehreren Schritten und Werkzeugen |
Welche Prozesse sollte man zuerst automatisieren?
Der erste Prozess, den man automatisiert, ist nicht der wichtigste, sondern der, bei dem das Verhältnis von Aufwand und Risiko am günstigsten ist. Wir suchen Tätigkeiten, die sich oft wiederholen, täglich oder wöchentlich, die von digitalen Eingaben ausgehen und heute manuelle Schritte zwischen zwei oder mehr Werkzeugen erfordern. Wichtig ist, dass sich die Regel einer neu eingestellten Kollegin erklären lässt: Wenn niemand sagen kann, wie entschieden wird, muss zuerst der Prozess geklärt und erst dann automatisiert werden. Wichtig ist auch, dass ein Fehler sichtbar und korrigierbar ist, bevor er Schaden anrichtet. Deshalb bevorzugen wir am Anfang Automatisierungen, die die Arbeit vorbereiten, etwa einen Entwurf, eine Einordnung oder einen extrahierten Wert, gegenüber solchen, die selbstständig gegenüber Kunden oder Lieferanten handeln. Wenn der Ablauf bewiesen hat, dass er funktioniert, wird der Umfang erweitert.
Anzeichen dafür, dass ein Prozess noch nicht bereit ist: Es gibt mehr Ausnahmen als Normalfälle, die Daten liegen verstreut auf Papier, oder jede Person erledigt ihn auf ihre Weise.
Beispiele für KI-Automatisierung nach Abteilung
Die folgenden Beispiele sind wiederkehrende Muster, keine Kundenfälle. Für jedes zeigen wir, wo die KI arbeitet und wo die Entscheidung bei einer Person bleibt.
| Abteilung | Beispiel einer Automatisierung | Was die KI tut | Was eine Person entscheidet |
|---|---|---|---|
| Verwaltung | Eingangsrechnungen per E-Mail oder zertifizierter E-Mail | Extrahiert Lieferant, Beträge und Fälligkeiten; ordnet die Bestellung zu | Gibt die Buchung frei, wenn die Daten nicht übereinstimmen |
| Vertrieb | Angebotsanfragen über Website und E-Mail | Ordnet die Anfrage ein, füllt den CRM-Eintrag aus, bereitet einen Entwurf vor | Versendet das Angebot und legt den Preis fest |
| Kundenservice | Verteilung eingehender Anfragen | Erkennt Thema und Dringlichkeit, schlägt eine Antwort mit Quellen vor | Beantwortet heikle Fälle und Reklamationen |
| Operations | Bestellungen in unterschiedlichen Formaten | Liest die Bestellung und macht daraus eine Zeile in der Warenwirtschaft | Prüft Bestellungen außerhalb des Standards |
| Tourismus und Gastgewerbe | Verfügbarkeitsanfragen in mehreren Sprachen | Versteht Daten, Personenzahl und Sprache; bereitet die Antwort vor | Bestätigt die Buchung |
| Geschäftsführung | Wochenbericht aus mehreren Quellen | Sammelt die Zahlen und schreibt eine Zusammenfassung | Liest, kommentiert, entscheidet |
Für den Kundenservice gibt es eine eigene Seite zu Unternehmens-Chatbots für den Kundensupport. Wie wir einen einzelnen Ablauf angehen, von der Prozessaufnahme bis zur Produktion, lesen Sie auf der Seite zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI.
n8n, Make, Zapier oder individuelle Entwicklung?
Wir gehen nicht vom Werkzeug aus, sondern vom Prozess. Plattformen wie Zapier und Make sind Cloud-Dienste, schnell eingerichtet und geeignet für einfache Abläufe mit überschaubarem Volumen; ihre Kosten steigen mit der Zahl der Operationen. n8n lässt sich auch auf den Servern des Unternehmens installieren, was hilft, wenn die Daten den Unternehmensbereich nicht verlassen dürfen oder das Volumen einen nutzungsabhängigen Dienst teuer macht. Individuelle Entwicklung lohnt sich, wenn die Logik komplex ist, präzise Sicherheitskontrollen nötig sind, das Volumen hoch ist oder der Ablauf Teil einer Anwendung werden soll. Oft ist die Lösung gemischt: eine Plattform, die die Schritte orchestriert, und individuelle Komponenten für die kritischen Teile. Im ersten Gespräch erklären wir Ihnen, warum wir einen Weg vorschlagen und was sein Betrieb auf Dauer kosten wird.
Wie werden Automatisierungen mit CRM, Warenwirtschaft und E-Mail verbunden?
Der bevorzugte Weg sind die APIs der Software, die Sie bereits nutzen: CRM, Warenwirtschafts- und ERP-Systeme, E-Commerce-Plattformen, Dokumentenmanagementsysteme, E-Mail-Postfächer und zertifizierte E-Mail. Wo die Software es vorsieht, nutzen wir Webhooks, die die Automatisierung benachrichtigen, wenn etwas passiert, ohne dass ständig nachgesehen werden muss. Hat ein System keine API, prüfen wir Alternativen, die stabiler sind als die Automatisierung der Benutzeroberfläche: geplante Exporte, Lesezugriff auf die Datenbank, Dateiaustausch über einen gemeinsamen Ordner. Soll die Automatisierung einen KI-Agenten über mehrere Werkzeuge hinweg arbeiten lassen, läuft die Verbindung oft über einen MCP-Server, der ausdrücklich festlegt, was der Agent lesen und was er tun darf.
Wie bleiben KI-Automatisierungen unter Kontrolle?
Eine Automatisierung, die niemand kontrolliert, ist ein in die Zukunft verschobenes Risiko. Deshalb folgt jeder Ablauf, den wir bauen, vier Grundsätzen.
- Eine Person gibt Aktionen frei, die sich nicht rückgängig machen lassen. Zahlungen, Nachrichten an Kunden, Änderungen an Stammdaten: Die Automatisierung bereitet vor, eine Person bestätigt.
- Das Modell sagt, wenn es sich nicht sicher ist. Unterhalb einer vereinbarten Konfidenzschwelle geht der Fall in eine Prüfwarteschlange, statt weiterzulaufen.
- Jede Ausführung hinterlässt eine Spur. Was eingegangen ist, was das Modell entschieden hat, wer freigegeben hat, was wo geschrieben wurde. Ist ein Wert falsch, lässt sich der Schritt finden, der ihn erzeugt hat.
- Minimale Berechtigungen. Die Automatisierung greift nur auf die Daten und Funktionen zu, die sie braucht, mit eigenen, widerrufbaren Zugangsdaten.
Hinzu kommen der Umgang mit personenbezogenen Daten nach der DSGVO und, wenn ein Kunde mit einem automatischen System interagiert, die vom AI Act verlangte Transparenz.
Welche Risiken und Grenzen haben KI-Automatisierungen?
KI-Automatisierungen funktionieren gut, aber sie sind nicht unfehlbar, und das weiß man besser vorher. Ein Sprachmodell kann einen plausiblen, aber falschen Wert liefern, etwa einen Betrag, der aus einem Scan schlechter Qualität falsch gelesen wurde: Deshalb werden kritische Daten mit anderen Quellen abgeglichen oder durchlaufen eine Prüfung. Automatisierungen brechen, wenn sich vorgelagert etwas ändert, etwa das Rechnungsformat eines Lieferanten oder eine aktualisierte API, deshalb müssen sie überwacht werden. Eingehende Inhalte wie E-Mails können Anweisungen enthalten, die geschrieben wurden, um ein Modell zu täuschen: Eine gut entworfene Automatisierung behandelt diese Texte als Daten, die gelesen werden, nie als Befehle, die ausgeführt werden. Dazu kommen die Nutzungskosten der Modelle, die mit dem Volumen steigen, und die Abhängigkeit von Dienstanbietern. Und schließlich die häufigste Grenze: Wer einen verworrenen Prozess automatisiert, macht ihn nur schneller verworren.
Wie misst man den Nutzen einer Automatisierung?
Der Nutzen wird gemessen, indem man die Lage vorher und nachher vergleicht; der erste Schritt ist also, den Prozess so zu messen, wie er heute ist. Drei Zahlen sind nötig: wie viele Vorgänge pro Monat, wie viele Minuten jeder braucht, wie viele mit einem Fehler oder einer Korrektur enden. Ein Rechenbeispiel: Wenn das Buchen einer Rechnung im Schnitt 6 Minuten dauert und 400 pro Monat eingehen, bindet der Prozess 40 Stunden im Monat. Wenn die Automatisierung einer Person nur noch die Prüfung der Zweifelsfälle überlässt, zum Beispiel jeden zehnten, sinken die Stunden entsprechend. Von der eingesparten Zeit sind die laufenden Kosten abzuziehen: Plattform, KI-Modelle, Wartung. Die Rechnung sollte nach den ersten zwei Betriebsmonaten mit echten Daten wiederholt werden und nicht nur auf den anfänglichen Schätzungen beruhen.
Wie wir arbeiten, vom Prozess zur Automatisierung in Produktion
- Prozessanalyse. Wir erfassen Schritte, Ausnahmen, Daten und Verantwortlichkeiten und messen die Ausgangslage.
- Prototyp an einem echten Fall. Wir bauen den Ablauf an einer Teilmenge echter Vorgänge und messen seine Genauigkeit.
- Anbindung an Ihre Systeme. Wir verbinden CRM, Warenwirtschaft, E-Mail und Dokumente, mit eigenen Berechtigungen.
- Start im Parallelbetrieb. Eine Zeit lang arbeitet die Automatisierung parallel zu den Menschen, die vergleichen und korrigieren.
- Betrieb und Wartung. Der Ablauf geht mit Monitoring, Protokoll und regelmäßigen Überprüfungen in Produktion.
Was kostet eine KI-Automatisierung?
Die Kosten hängen vom vereinbarten Umfang ab, deshalb veröffentlichen wir keine Preisliste, die für alle gilt. Ins Gewicht fallen vor allem die Zahl der anzubindenden Systeme und die Qualität ihrer APIs, die Vielfalt der Dokumente und Fälle, der Anteil der Arbeit, der künstliche Intelligenz erfordert, die Sicherheitsanforderungen und das monatliche Volumen der Vorgänge. Zu den Entwicklungskosten kommen die laufenden Kosten: Automatisierungsplattform, KI-Modelle und Wartung. Wir schätzen sie vor dem Start, zusammen mit dem erwarteten Nutzen, denn eine Automatisierung ist nur sinnvoll, wenn sie weniger kostet als die Arbeit, die sie abnimmt. Nach dem ersten Gespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit Phasen, Ergebnissen und Kosten, und Sie können mit einem einzigen Prozess beginnen.
Was passiert nach dem Start?
Eine Automatisierung wird nicht übergeben und vergessen. Lieferanten ändern Formate, Software wird aktualisiert, KI-Modelle werden durch neue Versionen ersetzt. Die Wartung umfasst das Monitoring der Fehler und der Fälle, die in der Prüfung gelandet sind, die Aktualisierung der Integrationen, wenn sich APIs ändern, die Überprüfung der Genauigkeit bei einem Modellwechsel und eine regelmäßige Überprüfung mit Ihnen, um zu entscheiden, was verbessert oder auf andere Prozesse ausgeweitet wird.
Wo arbeiten wir?
Wir arbeiten mit Unternehmen und KMU in ganz Italien, größtenteils remote: Analyse, Entwicklung und Überprüfungen funktionieren online gut. Der Sitz ist in Cabras in der Provinz Oristano, und mit Unternehmen auf Sardinien lassen sich persönliche Treffen vereinbaren, die vor allem in der Phase der Prozessanalyse nützlich sind.
Häufig gestellte Fragen
- Mit welchem Prozess sollte man beginnen?
- Mit einem sich wiederholenden Prozess, mit digitalen Eingaben und Regeln, die Sie einer neu eingestellten Kollegin erklären könnten. Besser beginnt man mit einem Ablauf, der die Arbeit vorbereitet, etwa Daten extrahieren oder Anfragen verteilen, als mit einem, der selbstständig gegenüber Kunden oder Lieferanten handelt.
- Braucht man immer künstliche Intelligenz?
- Nein. Wo die Daten strukturiert und die Regeln fest sind, ist eine klassische Automatisierung günstiger und vorhersehbarer. KI braucht man, wenn freier Text, Dokumente oder E-Mails gelesen, Anfragen eingeordnet oder Antworten vorbereitet werden müssen.
- Ersetzen Automatisierungen Menschen?
- Sie nehmen die repetitive Arbeit ab und überlassen den Menschen die Prüfung, die Ausnahmen und die Entscheidungen. Nach unserer Erfahrung verschiebt sich der Engpass: weniger Zeit für das Kopieren von Daten, mehr Zeit für die Fälle, die Aufmerksamkeit brauchen.
- Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
- Jede Ausführung wird protokolliert, daher lässt sich der Fehler finden und korrigieren. Aktionen, die sich nicht rückgängig machen lassen, gehen immer über eine Freigabe, und unsichere Fälle landen in einer Prüfwarteschlange, statt weiterzulaufen.
- Sind unsere Daten sicher?
- Die Automatisierung greift nur auf die nötigen Daten zu, mit eigenen Zugangsdaten. Wenn nötig, nutzen wir Werkzeuge, die auf den Servern des Unternehmens installiert sind, und Modellanbieter mit vertraglichen Garantien zur Datennutzung. Darüber sprechen wir im ersten Gespräch, je nach Art der Daten, die Sie verarbeiten.
- Arbeiten Sie mit der Warenwirtschaft, die wir bereits nutzen?
- In den meisten Fällen ja, wenn die Software APIs anbietet oder Exporte erlaubt. Bevor wir ein Projekt vorschlagen, prüfen wir, wie sie sich anbinden lässt, und wenn der einzige Weg fragil ist, sagen wir es Ihnen.
Verwandte Leistungen
- Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI: die Methode, einen einzelnen Ablauf zu automatisieren.
- Unternehmens-Chatbots für den Kundensupport: Antworten auf Basis Ihrer Inhalte.
- KI-Entwicklung für Unternehmen: KI-Agenten, RAG und maßgeschneiderte KI-Software.
- MVP-Entwicklung für Startups und KMU: wenn die Automatisierung zum Produkt wird.
- Über uns: das Studio, die Methode und der Gründer.
Erzählen Sie uns von dem Prozess, den Sie entlasten möchten
Beschreiben Sie, wie er heute abläuft, wie oft er sich wiederholt und welche Werkzeuge beteiligt sind. Wir antworten mit einer ersten Einschätzung und, wenn es sinnvoll ist, mit einem Vorschlag, einen ersten Prozess zu automatisieren.